LA DIGITALIZACION EN LA OFICINA

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Ya estamos en la era de la digitalización aunque a muchos empresarios (según las encuestas) les está costando cambiar los procesos empresariales para ajustarse al cambio.

Muchas veces he oído preguntarse a empresarios si la tan comentada “digitalización” es necesaria y cuál debería ser el grado de implantación de un sistema digital en su negocio.

Esas dos primeras cuestiones son las de arranque o punto de partida para empezar a ponerse en marcha.

Creo que la digitalización es una consecuencia de la flexibilidad, me explico; la necesidad del empresario de poder tomar decisiones en poco tiempo reuniendo la mayor información posible y ser flexible al cambio es lo que provoca que los negocios y en general todo proceso decisorio y de gestión sea más rápido que la competencia o que se adecue a la tendencia mediata del mercado.

Como ejemplo de digitalización podríamos poner a Inditex, con el lanzamiento de su web de venta “on line” ha conseguido llegar hasta el domicilio de sus clientes, poder ser muy flexibles con ellos y procesar la información que le genera de tal manera que afecta a su producción “Just in time”.

Un intermediario financiero que no tenga un proceso de generación de modelos econométricos y predictivos que permitan la introducción de datos actualizados de forma automatizada e inmediata estará en una posición de desventaja frente a sus competidores afectando a la cuenta de resultados de sus clientes.

El grado de inmersión digital dependerá del sector de actividad, pero en cada mercado los actores mejor preparados para tomar decisiones son los que destacaran frente al resto.

Una de las derivadas que últimamente se vienen empleando como elemento decisorio a la hora de implantar la digitalización es el ahorro o reducción en los costes, esto es cierto, dependiendo del sector de actividad y el área donde se ejecute los resultados son espectaculares, así por ejemplo el Ministerio de Industria apunta que se ahorran al año 4.500 millones de euros gracias a la facturación electrónica, siendo el ahorro potencial a conseguir de 15.000 millones de euros que supone la friolera del 1,5% del PIB.

Por otro lado atendiendo a nuestro ecosistema, el ahorro en papel supondría unas 9.000 millones de hojas al año lo que nos permitirá ralentizar la desforestación y minimizar el cambio climático.

Todo lo expuesto anteriormente no genera discrepancias en casi ningún empresario, pero seguramente se sigue preguntando: ¿Cómo lo hago?

Esa pregunta tiene demasiado calado y su respuesta se inicia desde el momento que nos lo planteamos, ese punto de partida nos debe llevar a planificar en que puntos de nuestra organización necesitamos disponer de la información, documentación etc. de una forma rápida, estructurada y accesible y afrontar la inversión que nos generará acudiendo a las organizaciones estatales y financieras que aportan fondos para ese tránsito.

Recordemos que el viaje hacia la digitalización no solamente requiere de herramientas de hardware y software, el factor humano sigue siendo primordial pues de él dependerá del éxito del proyecto, mentalización y formación del personal será crucial en el mismo.

Tener una visión global del proceso es fundamental y el empresario deberá rodearse de personal interno o externo cualificado para ser asesorado correctamente en el mismo.

La digitalización está en marcha, ¡hagámosla nuestra aliada!