La transformación digital en los procesos documentales

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Iniciamos este articulo afirmando que la transformación digital incide de manera intensa en los procesos documentales de la empresa pues los automatiza.

La digitalización en procesos fabriles, de producción y logísticos gracias a la realidad virtual, inteligencia artificial o el internet de las cosas ha provocado una aceleración en esos procesos para dar rápida respuesta a una demanda cambiante y sofisticada. Tenemos ejemplos de grandes empresas españolas del sector textil que son capaces de adecuar su producción a la demanda en determinadas épocas del año o de anticipar tendencias. Eso les permite estar en los primeros lugares del ranking de las empresas más eficientes y mejor valoradas por los usuarios.

Gestionar la información que se obtiene y automatizar los procesos documentales (información) son las piedras angulares para alcanzar lo antes expuesto.

Por ello, muchas empresas, se preguntan

¿Está mi organización preparada para afrontar ese reto y diferenciarme de mi competencia?

La respuesta la encontraremos en diferentes áreas.

El primer paso es disponer de suficientes sistemas de almacenamiento y conservación, de la información a tratar, que nos garanticen en el tiempo su disponibilidad y que permitan implantar sistemas de gestión de la información.

¿Qué frenos nos solemos encontrar en esta fase?

• Dificultad para guardar y encontrar la información (documentos)
• Dependencia excesiva del papel
• Sistemas informáticos antiguos que no permiten interactuar con las bases documentales
• Dificultad para compartir documentos (información) y gestionarlos.
• Escasa seguridad en la gestión de los documentos.

Si reflexionamos sobre los puntos anteriores, veremos que una solución que cubre todos esos puntos es la “Gestión Documental”.

¿Qué nos aporta respecto al documento?

• Captura
• Almacena
• Preserva
• Distribuye
• GESTIONA

Desde Rex Rotary España / ISGA IBERICA, ayudamos a nuestros clientes actuando sobre los canales de entrada de información, ya sean analógicos o digitales, automatizando los procesos a fin de eliminar errores y agilizando las tareas.

Observamos que nuestros clientes en una primera fase se centran en los procesos gestión de documentos como facturas de proveedores, contratos, recursos humanos y expedientes en general, así como la digitalización de archivos físicos y la firma electrónica o biométrica.

Los sectores de actividad más activos en automatizar procesos documentales son:

• Logistica
• Distribución
• Automoción
• Construcción
• Servicios
• Educación
• Producción
• Hostelería

¿Qué beneficios reporta esa automatización a las empresas?

El primer punto que miran los directivos financieros de las empresas que se plantean invertir en un gestor documental es ¿Cuándo recuperaré la inversión? Pues bien, generalizando, podemos decir que los doce meses siguientes a su implantación el retorno es del 50%, por lo que la viabilidad financiera es un hecho.

Por otro lado, se observa un incremento de la eficiencia entorno al 25% gracias a los accesos remotos, inmediatos y concurrentes que permiten tomar decisiones que les permiten ser más agiles que la competencia.

Desde el punto de vista de inversión en equipos de almacenamiento y servidores de correo electrónico, etc., la reducción de costes supone entre un 30% al 50% lo que acelera el retorno al dejar de asumir costes y gastos en otros departamentos.

La búsqueda de información se reduce alrededor del 75% permitiendo a los usuarios dedicarse a tareas productivas para la empresa.

La productividad se incrementa hasta alcanzar ratios del 60% debido a la automatización de procesos.

Un punto importante que no se debe dejar de lado es la seguridad de nuestros datos ante posibles desastres, así como el impacto medio ambiental que nuestra decisión comportará.

Como vemos, las ventajas que aporta la gestión documental y de contenido están ahí, por ello el paso siguiente es tomar la decisión de cuando y como lo acometeremos, buscando las subvenciones que el estado ofrece a las empresas.

Una implantación media suele tomar unos 90 días, tiempo reducido, así la organización se acomodará fácilmente a los nuevos procesos y a partir de ese punto ir ampliado las capacidades que nos brinda la gestión documental con la finalidad última de poder tomar decisiones acertadas.

Las empresas españolas no deben quedarse atrasadas en incorporar estos potentes sistemas de gestión.

Los competidores lo hacen, no debemos dejar que tomen ventaja