Docuware

Características y Ventajas

Almacenamiento organizado y seguro

• Reunir todos los documentos, sea cual sea su origen, en el mismo archivador basándose en criterios homogéneos.

• Aplicable a documentos oficiales (tanto digitalizados como creados en la empresa), correspondencia, dibujos, imágenes y todo tipo de documentación, así como correo electrónico y archivos de Office.

Fácil recuperación de todos los documentos

• Integración automática de índices procedentes de fuentes externas como archivos de texto, bases de datos y libretas de direcciones, para facilitar la indexación y categorización.

• Fácil búsqueda categorizada y de texto completo.

Incremento de seguridad

• Proteger los documentos archivados a largo plazo en sistemas de almacenamiento y de medios de sólo lectura.

• Acceso a documentos controlados según una detallada estructura de autorización compuesta de grupos, roles y perfiles.

• Constancia durante años de quiénes y cuándo han accedido a un documento y lo han modificado.

• Admisión de todo tipo de firmas electrónicas (simples, avanzadas y cualificadas) así como marcas de tiempo y firmas manuscritas para reforzar la garantía de integridad de los documentos y la autenticidad de los usuarios.

Mejora de procesos

• Añadir notas de texto, comentarios, marcas a mano alzada, resaltes y sellos en el documento, sin realizar modificaciones en el documento original.

• Automatizar los procesos basados en documentos, asegurando su llegada a los destinatarios pertinentes y facilitando la configuración de procesos mediantes sellos y listas de trabajo.

• Transparencia total del proceso dando visibilidad en el documento.

Fácil acceso y gestión

• Acceder a archivadores y documentos ubicados en el archivador central a través de Internet a usuarios autorizados, desde cualquier parte del mundo y con todas sus funciones disponibles.

• Sincronización de archivadores con archivadores de portátiles situados en otras ubicaciones.